Wdrożenie KSeF w małej firmie
Krajowy System e-Faktur obowiązuje większość firm od kwietnia 2026, a najmniejszych — tych z miesięczną sprzedażą do 10 tysięcy złotych — od stycznia 2027. Zajmuję się techniczną stroną tego przejścia: programem, uprawnieniami i integracjami.
Co dokładnie robię
Nie jestem księgowym i nie doradzam podatkowo. Odpowiadam za to, żeby technicznie wszystko działało.
- Dobór programu do fakturowania zgodnego z KSeF
- Konfiguracja dostępu, tokenów i uprawnień dla pracowników
- Połączenie fakturowania ze sklepem internetowym lub systemem zleceń
- Automatyczne przekazywanie dokumentów do biura rachunkowego
- Szkolenie zespołu na realnych fakturach, nie na slajdach
Terminy, które Was dotyczą
Warto wiedzieć, w której grupie jest Wasza firma — od tego zależy, ile jest czasu.
- Od lutego 2026 każda firma musi odbierać faktury przez KSeF
- Od kwietnia 2026 obowiązek wystawiania dla większości podatników VAT
- Od stycznia 2027 dołączają najmniejsi — sprzedaż do 10 tys. zł miesięcznie
- Kary za błędy zawieszono do końca 2026 — to okno na spokojne wdrożenie
Integracje, które oszczędzają czas
Największa oszczędność nie bierze się z samego KSeF, tylko z tego, że faktura przestaje być przepisywana ręcznie.
- Sklep internetowy — faktura do zamówienia bez Waszego udziału
- System zleceń lub CRM — dokument powstaje po zamknięciu zlecenia
- Biuro rachunkowe — komplet dokumentów bez comiesięcznego kompletowania
Czego nie obiecuję
Nie zagwarantuję, że KSeF nigdy nie odmówi przyjęcia dokumentu — to system po stronie administracji i bywa, że ma przerwy. Zadbam natomiast o to, żeby Wasz program poprawnie ponawiał wysyłkę i żebyście wiedzieli, co się nie wysłało.
Dla kogo
Jednoosobowe działalności, małe firmy usługowe i handlowe, sklepy internetowe, warsztaty. Wszędzie tam, gdzie faktury wystawia właściciel albo jedna osoba w biurze.
Koszt wdrożenia
Bywa bardzo różny: czasem wystarczy konfiguracja programu, który już macie, czasem trzeba napisać integrację ze sklepem. Wyceniam po rozmowie o tym, jak dziś powstają u Was faktury.
Firmy, którym pomagam przy KSeF
Konfigurację prowadzę zdalnie, a szkolenie zespołu najczęściej na miejscu — na Waszych dokumentach.
Powiat grodziski
Wizyta w firmie w krótkim terminie, także na jedno spotkanie wdrożeniowe.
Grodzisk Mazowiecki wraz z sołectwami (Opypy, Kozery, Adamowizna, Natolin, Chlebnia, Szczęsne, Kady, Książenice, Odrano-Wola, Radonie, Kraśnicza Wola, Mościska, Żuków, Izdebno Kościelne), Milanówek, Podkowa Leśna, Brwinów, Otrębusy, Kanie, Żółwin, Jaktorów, Międzyborów, Żabia Wola, Siestrzeń, Radziejowice, Korytów, Baranów, Kaski, Błonie, Nadarzyn, Pruszków, Komorów, Żyrardów.
Warszawa i okolice
Wdrożenia i szkolenia w biurach warszawskich po ustaleniu terminu.
Warszawa (Ursus, Włochy, Bemowo, Wola, Śródmieście), Piastów, Michałowice, Reguły, Raszyn, Ożarów Mazowiecki, Stare Babice, Izabelin, Leszno, Lesznowola, Piaseczno, Konstancin-Jeziorna, Łomianki, Legionowo, Ząbki, Marki, Józefów, Otwock.
Dalsza okolica
Konfigurację i integracje robię zdalnie, z wizytą na starcie.
Sochaczew, Teresin, Kampinos, Żelazowa Wola, Skierniewice, Bolimów, Nieborów, Łowicz, Wiskitki, Puszcza Mariańska, Mszczonów, Tarczyn, Góra Kalwaria, Grójec, Belsk Duży, Nowy Dwór Mazowiecki.
Jak wygląda wdrożenie
Etapami — od jednego procesu, nie od całej firmy naraz.
-
1
Analiza
Jak pracujecie dziś i co ma się zmienić.
-
2
Wybór i konfiguracja
Gotowe narzędzie albo rozwiązanie na miarę.
-
3
Pilotaż
Jeden zespół lub proces, prawdziwe dane.
-
4
Szkolenie i rozszerzenie
Na Waszych przykładach, potem kolejne obszary.
Kiedy to ma sens
- Faktury mają powstawać automatycznie do zamówień
- Kilka osób wystawia faktury
- Dokumenty mają trafiać do biura bez kompletowania
- Nie wiecie, jak odbierać faktury zakupowe z KSeF
Kiedy odradzam
- Kilkanaście faktur miesięcznie i program z obsługą KSeF — zwykle wystarczy godzina konfiguracji
- Pytania podatkowe — to rola biura rachunkowego, nie wdrożeniowca
Poradniki na ten temat
Najczęstsze pytania
Kogo dotyczy termin styczniowy?
Firm, których miesięczna sprzedaż udokumentowana fakturami nie przekracza 10 tys. zł. Pozostali podatnicy VAT wystawiają w KSeF od kwietnia 2026.
Czy muszę kupić nowy program?
Często nie — popularne programy obsługują KSeF. Czasem trzeba wyższego pakietu.
Kto nada uprawnienia pracownikom?
Właściciel firmy w systemie KSeF. Pomagam przejść przez to krok po kroku.
Czy połączycie KSeF ze sklepem?
Tak, przez program fakturujący zintegrowany ze sklepem.
Czy doradzacie podatkowo?
Nie — odpowiadam za techniczną stronę. Kwestie podatkowe zostają przy biurze rachunkowym.
Faktury jeszcze wystawiacie po staremu?
Każde zlecenie wyceniam indywidualnie — zakres bywa bardzo różny, a rzetelną kwotę można podać dopiero po obejrzeniu sprzętu albo omówieniu projektu. Zadzwoń lub napisz, a powiem wprost, ile to zajmie i ile będzie kosztowało.
Porozmawiajmy o KSeF